Duas regras de ouro para uma boa mensagem de correio eletrônico

Já falamos sobre a etiqueta no uso do correio eletrônico em outro artigo (ver artigo). Reforço aqui duas regras para o uso dos e-mails que aumentam sensivelmente a eficiência no seu uso. No ambiente empresarial, apenas com estas regras, podemos ganhar boas dezenas de minutos por semana de eficiência. Parece pouco?

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Notem que os minutos poupados por cada funcionário de uma empresa com o melhor uso do correio eletrônico, multiplicados por toda a força de trabalho, proporciona economia significativa de recursos. Façamos as contas. Considerem uma empresa em que 1.000 funcionários usam correio eletrônico regularmente. Imagine que o salário médio da empresa é R$40 a hora de trabalho. Se eles economizarem, por semana, 15 minutos do tempo da utilização do correio eletrônico, isso será equivalente a uma hora de economia por mês. No caso dessa empresa hipotética, o valor é: 1.000 funcionários x R$40/hora x 1h/mês, que corresponde a uma economia de R$40 mil por mês com a disponibilização desse tempo para outras atividades de interesse da empresa.

Então vamos as tais famosas regras:

– não envie e-mails “com cópias”!

Quando usamos e-mails é muito fácil replicar a mensagem para muita gente. Para quê? Qual o propósito da cópia de uma mensagem? O envio de e-mails com cópias gera ambigüidades no entendimento para quem recebe a mensagem. É esperado dele ou dela alguma ação? É apenas para o destinatário copiado tomar conhecimento? Ou é apenas para informar seu chefe que você está trabalhando, atuando na produtiva atividade de “gerar e-mails”? A ambigüidade nos e-mails já é um problema por si só. Sempre devemos dizer o que esperamos que o destinatário faça. É recomendado explicitar se o e-mail é “para seu conhecimento” ou “para sua ação”. Em princípio, quem recebe uma cópia está apenas sendo informado. Não é esperada nenhuma ação da pessoa no processo que o e-mail está tratando. Esta etiqueta no uso de cópias de mensagens é tão complicada que um procedimento muito utilizado é um gerente solicitar à sua equipe simplesmente que não utilizem o famoso recurso “cc” no envio das mensagens. Surpresos? Pensem um pouco. Não é uma medida tão radical como parece à primeira vista.

– use um e-mail para cada assunto!

Não trate vários assuntos num mesmo e-mail. Não há motivo para economizar o número de e-mails enviados. Vários assuntos tratados em um mesmo e-mail aumentam a chance de haver mais pessoas envolvidas e a necessidade de ter que “copiar” o e-mail para muita gente, o que fere o preceito descrito na regra anterior. Um e-mail para cada assunto permite que façamos um bom acompanhamento da evolução dos assuntos. Notem que o Gmail, por exemplo, grupa os e-mails por assunto descrito no título, permitindo uma visão consolidada destes sem a necessidade de anexar o e-mail anterior. A boa prática é definir bem o título de modo que a mensagem original e seus desdobramentos possam ser “acompanhados” nas respostas e mensagens seguintes tratando o assunto.

Não vamos elaborar muito estas sugestões. Elas são boas porque são simples. Ponham em prática e tenham a certeza que terão mais alguns minutos preciosos poupados no trabalho ou em suas vidas para fazer coisas mais importantes. Uma questão importante de gestão é o que fazer com o tempo amealhado por boas práticas que aumentam nossa eficiência. Mas isso já é outro assunto.

[Benvenido Pedreira]
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